会議に伴う議事録の役割だとか真髄は!?
今朝はこんな一枚から。
FTOのTシャツ!
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冒頭の写真は先日ご縁を頂いた大分のプロレス団体「プロレスリングFTO」のTシャツです。なかなか素敵なデザインですね。最近のお気に入りですよ。笑
では今回のお話しです。
会議に伴う議事録の役割だとか真髄は!?
「タイミング」と「5W2H」視点こそがマストなり!
会社で行う会議、そして会議の後に出てくるのが議事録ですが、今回はそれをテーマに取り上げてブログをお届けしますね。
さて、議事録。これってほんと大事なんですよね。
いや、そもそも会議たるものに議事録がないってあり得ないでしょ?
もちろん、会議体の形態や内容にもよりますけどね。でも、基本は議事録がないとね。わが社にもオフィシャルな会議には必ず議事録があります。
その内容も5W2Hという視点を取り入れておくと、整理もしやすいし、かつモレもないですね。
「When:いつ」「Where:どこで」「Who:だれが」「What:何を」「Why:なぜ」「How:どのように」「How much :いくらで」
これはビジネスの基本中の基本ですね。
そして大事なことは議事録の作成、共有化タイミングです。
その昔、私が勤めていた会社では会議の際に「板書当番」という役割があったんですね。会議の内容、議事録をホワイトボードにリアルタイムに書き記していくんです。会議と同時進行で記録し、それを参加者が共有しながら会議を進行していくんです。
もちろん、記録は要点だけですよ。
会議で何が決まった?それを誰がやる?期限は?
そんな感じですね。
そして、会議の最後に参加者全員で議事録確認を行い、そしてホワイトボードにかかれたものをそのままコピーして各自持ち帰るんです。
効率的でしょ。
私も当時のことを少し思い出しましてね。そこで先日の工事連絡会議でやってみました。
会議の最後で参加者全員による議事録確認こそやらなかったんですが、会議終了と同時に議事録を完成させ、他の書類と合わせて5分以内には関係者に共有化しましたね。
なかなかいいですよ。そもそも、仕事を溜めることなく、また引き摺ることなくその場で処理出来ますからね。
ほんと効率的ですよ。それに情報の共有化ってタイミングこそ命ですからね。
次回は会議の最後に参加者全員による議事録確認もやってみますよ。
今日のブログからの教訓
「タイミング」と「5W2H」視点こそがマストなり!
(マグロちゃん語録)
今朝はそんなメッセージをお届けしました。
「プロレスリングFTO」のTシャツ着てFMW-Eの打ち上げね。笑
ではでは。
PS
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